LGPD no RH: como proteger dados sensíveis e evitar multas de até 2% do faturamento

Atestados, exames ocupacionais e dados biométricos exigem tratamento diferenciado — e um erro comum pode custar caro: manter esses dados por mais tempo do que a lei permite

O RH lida com mais dados sensíveis do que qualquer outra área da empresa — atestados médicos, exames admissionais, dados biométricos de ponto, filiação sindical e informações sobre deficiência para cotas PCD. Segundo a LGPD, dados sensíveis são aqueles que podem gerar discriminação, e por isso exigem tratamento diferenciado, base legal específica e medidas reforçadas de segurança. O descumprimento pode gerar multas de até 2% do faturamento anual da empresa.

Nem todo dado de saúde precisa de diagnóstico

Um erro comum é achar que só o diagnóstico formal é dado sensível. Na prática, qualquer informação que revele, direta ou indiretamente, o estado de saúde de alguém já se enquadra nessa categoria — incluindo atestados, resultados de exames ocupacionais e registros de afastamento no sistema de RH.

Prazos de retenção: nem sempre é "guardar para sempre"

Cada tipo de dado sensível tem um prazo próprio de retenção. Dados de saúde ocupacional devem ser mantidos por até 20 anos, conforme exigências das normas regulamentadoras. Já currículos e exames de candidatos não contratados devem ser mantidos por prazo determinado — de 6 a 12 meses. Encerrada a finalidade e sem exigência legal de guarda, o dado sensível precisa ser excluído ou anonimizado.

Boas práticas essenciais

• Aplicar o princípio do "need to know": apenas quem precisa do dado deve ter acesso a ele

• Armazenar dados sensíveis com criptografia, nunca em planilhas abertas ou dispositivos pessoais

• Classificar as informações por nível de sensibilidade e finalidade de uso

• Elaborar relatório de impacto à proteção de dados (DPIA) quando necessário

• Definir prazos claros de retenção e eliminação para cada tipo de dado

Conclusão

Tratar dados sensíveis com responsabilidade não é apenas exigência legal — é o que protege a empresa de sanções e fortalece a confiança dos colaboradores. Com o aumento da fiscalização da ANPD, ter processos documentados deixou de ser diferencial e passou a ser necessidade.

Fonte: Contábeis, Abimapi e Barbieri Advogados | Adaptação e revisão: Equipe DBS Partner

A DBS Partner apoia empresas na estruturação de processos de departamento pessoal em conformidade com a LGPD, protegendo dados sensíveis de colaboradores em toda a jornada. Fale com a nossa equipe e proteja sua empresa de riscos desnecessários. Prefere falar diretamente com a gente? Envie um e-mail para dbs@dbspartner.com.br.