Ter um calendário do RH é trabalhar com organização e planejamento, valores fundamentais na Gestão de Pessoas. Afinal, não é nada agradável perder prazos ou se submeter ao retrabalho porque algo deveria ser feito, mas não foi.
Neste conteúdo, mostraremos como organizar um cronograma eficiente com datas, prazos e principais feriados para realizar as ações do setor de forma estratégica. Então, confira nossas dicas, saia na frente e crie um calendário de RH para a sua empresa. Depois, é só colher os benefícios.
Importância e benefícios de planejar datas
Em um setor de Recursos Humanos, calendário é sinônimo de planejamento e organização. Assim, ele serve para garantir que as estratégias ocorram conforme o previsto, ao longo do ano, sem atropelos ou esquecimentos.
O calendário do RH é um instrumento importante para que o setor possa estabelecer ações que contemplem as necessidades da empresa e dos colaboradores. Nesse sentido, sua principal vantagem é a possibilidade de planejar, com antecipação, para que nenhum evento importante seja esquecido.
Como estruturar o calendário
Para elaborar um calendário do RH que seja realmente útil para a empresa e para os colaboradores, é necessário fazer um mapeamento de datas. Além disso, o Departamento de Pessoal pode contribuir para, juntos, elencar eventos relevantes.
Desse modo, para estruturar um calendário completo, faça uma análise dos assuntos recorrentes e inerentes ao setor. Ainda, inclua obrigações legais (mensais e anuais), feriados, pontos facultativos, datas comemorativas de categorias profissionais e campanhas relacionadas à saúde.
Encargos trabalhistas e obrigações legais anuais
Ao planejar o calendário do RH, é indispensável considerar datas referentes às obrigações legais, das quais a empresa não pode fugir.
GRCSU Patronal (janeiro)
A Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Urbana (GRCSU) Patronal é uma contribuição de caráter facultativo. Seu pagamento deve ocorrer em benefício de entidades que representam as categorias profissionais e ela deve ser emitida até 31 de janeiro.
DIRF e DARF (fevereiro)
A Declaração do Imposto sobre a Renda retida na Fonte (DIRF) e o Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) são obrigações referentes ao Imposto de Renda (IR). Logo, devem ocupar um espaço significativo no planejamento de metas do RH.
A DIRF é uma obrigação de todas as pessoas jurídicas que fizeram pagamentos sobre os quais houveram imposto retido na fonte no ano anterior. Trata-se de uma atividade recorrente, portanto, deve estar bem fixada na rotina do setor. Mas é imprescindível não esquecer das datas.
Já a DARF é um documento que as empresas emitem para pagamento de tributos federais. Assim, sempre é bom revisar a agenda para evitar atrasos, pagando os impostos devidos na data correta. Geralmente, as empresas pagam a DARF Previdenciária até dia 20 do mês seguinte àquele a que se refere a contribuição.
eSocial e RAIS (março e abril)
Essas duas plataformas — eSocial e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) — recebem informações e as transmitem ao governo. Mas elas têm particularidades específicas sobre prazos e inserção de dados.
O eSocial é mais recente e entrou em vigor em 2018, para unificar informações sobre folha de pagamento, jornada de trabalho, encargos, descontos e outros benefícios corporativos. Cada evento tem um prazo específico para lançamento, portanto, é fundamental ter um cronograma bem organizado para não perder datas.
Ainda no eSocial, algumas empresas (conforme o faturamento) devem enviar as informações do RAIS sempre no ano posterior àquele em que os eventos ocorreram. Esse lançamento deve seguir o calendário proposto pelo Ministério da Economia.
Em geral, a entrega dos dados costuma ocorrer entre março e abril. No entanto, como as datas variam segundo a categoria da empresa, vale consultar os prazos para manter seu cronograma atualizado.
GRCSU Empregado e empregador (março e abril)
É o mesmo documento, porém diz respeito ao empregado e ao empregador. Além disso, é opcional e o pagamento vai para o caixa de entidades que representam os profissionais. O valor é descontado dos colaboradores na folha de março e o empregador deve pagar o tributo em abril.
13º Salário (novembro e dezembro)
Já no final do ano ocorre o pagamento do 13º salário, normalmente pago em duas parcelas. A primeira deve ser depositada até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro.
Encargos trabalhistas e obrigações legais mensais
Folha de Pagamento
Tão ou mais importante quanto os prazos e documentos citados anteriormente, a emissão da folha de pagamento deve estar sempre em dia no calendário do RH. Logo, o salário e demais benefícios dos colaboradores devem ser depositados até o 5º dia útil do mês.
GFIP/SEFIP (FGTS)
O Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP) permite que a empresa consiga consolidar tanto seus dados financeiros quanto dos colaboradores. O sistema também gera a guia de recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Trabalho (FGTS).
Essa guia chama-se GRF e deve ser quitada até o 7º dia útil posterior ao mês referente ao pagamento da remuneração ao trabalhador. Em caso de atraso, o sistema gera multas aplicadas à empresa.
Outro ponto importante é que todos os arquivos gerados no SEFIP devem ser transmitidos por meio da Guia de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência (GFIP) — mesmo quando não ocorrer recolhimento do INSS. Além disso, a guia deve conter informações referentes à admissão e remuneração do colaborador.
CAGED
O Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) é uma base de dados mantida pelo governo. Nesse contexto, serve para que os órgãos oficiais acessem informações referentes ao número de pessoas empregadas no país a cada mês.
Mas manter esse cadastro só é possível se as empresas enviarem, periodicamente, dados sobre admissões, demissões ou transferência de profissionais em regime celetista. Nesse caso, o RH é responsável pelo preenchimento das informações junto ao CAGED e elas são obrigatórias. Do contrário, a empresa pode sofrer sanções trabalhistas.
Ainda, a inclusão de dados no sistema CAGED pode ocorrer em dois momentos. Se o trabalhador admitido estiver recebendo o seguro-desemprego, essa informação deve ser cadastrada no momento da admissão. Nos demais casos, a comunicação ao órgão responsável pelo cadastro deve ocorrer sempre até o dia 7 (fechamento da folha) do mês subsequente às novas contratações e demissões.
GPS
A Guia da Previdência Social é um documento emitido para que o colaborador possa recolher os valores devidos pela empresa ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Trata-se do órgão que financia as aposentadorias, pensões e outros benefícios dos profissionais que contribuem durante o tempo de trabalho.
Nas empresas, é obrigação do DP descontar, coletar e repassar os valores a partir do salário dos colaboradores, para contribuição ao INSS. No entanto, profissionais autônomos também podem fazer o recolhimento do INSS por conta própria.
Por fim, o pagamento da GPS ocorre sempre até o dia 20 do mês subsequente ao pagamento da remuneração devida ao colaborador. Assim, o valor referente ao GPS de janeiro precisa ser pago até 20 de fevereiro. Havendo atraso, o empregador deverá pagar multas e juros que aumentam com o passar do tempo.
Feriados e datas comemorativas nacionais
O calendário do RH deve considerar, ainda, os principais feriados nacionais. Os estaduais, municipais e pontos facultativos também são importantes, portanto, é fundamental fazer um mapeamento de datas na sua cidade. A seguir, veja os principais feriados no Brasil.
Janeiro
01: Dia da Confraternização Universal.
Fevereiro
16: Carnaval (devido à pandemia, houve suspensão do Carnaval em várias cidades, então é preciso acompanhar como a questão é tratada no seu município).
Março
08: Dia Internacional da Mulher.
15: Dia do Consumidor.
21: Dia Internacional Contra A Discriminação Racial.
Abril
02: Sexta-feira Santa.
04: Páscoa.
21: Dia de Tiradentes.
Maio
01: Dia do Trabalho.
09: Dia das Mães.
Junho
03: Corpus Christi.
03: Dia do Profissional de RH.
05: Dia do Meio Ambiente.
12: Dia dos Namorados.
Julho
15: Dia do Homem.
20: Dia do Amigo.
Agosto
08: Dia dos Pais.
Setembro
07: Dia da Independência do Brasil.
15: Dia do Cliente.
Outubro
12: Dia das Crianças.
12: Dia de Nossa Senhora Aparecida.
31: Dia das Bruxas (Halloween).
Novembro
02: Dia de Finados.
15: Proclamação da República.
Dezembro
25: Natal.
Em algumas situações, é importante considerar que as empresas têm autonomia para antecipar, adiar ou prolongar alguns feriados, desde que combinado previamente com os colaboradores. No entanto, em relação aos feriados nacionais, as lideranças devem considerar que esses recessos são fundamentais para a saúde do trabalhador.
Outro ponto importante são os prazos para pagamentos de salários, encargos e impostos. Portanto, o calendário do RH é um instrumento essencial para o planejamento, principalmente para o setor não ser surpreendido com algum feriado.
Principais datas para a realização de ações internas
Um calendário de RH completo deve considerar também aquelas datas importantes para a conscientização e o engajamento dos colaboradores para causas sociais ou de saúde e bem-estar. Confira as principais e faça um planejamento para trabalhar esses temas na empresa:
Janeiro Branco: Cuidados com a saúde mental;
Abril Verde: Prevenção de acidentes do trabalho;
Junho Vermelho: Incentivo à doação de sangue;
Agosto Dourado: Incentivo à amamentação;
Setembro Amarelo: Prevenção ao suicídio;
Outubro Rosa: Conscientização sobre o câncer de mama;
Novembro Azul: Conscientização sobre a saúde masculina (câncer de próstata) e a diabetes;
Dezembro Vermelho: Conscientização para a prevenção ao HIV/Aids.
Por fim, uma dica valiosa: ao elaborar o calendário do RH para a empresa, faça uma lista das pendências, liste os prazos e defina quem serão os responsáveis por eventuais atividades. Assim, a Gestão de Pessoas consegue envolver a equipe e todos estarão cientes sobre o que precisa ser feito e quando — sem atrasos e com eficiência.
Como vimos, o calendário é uma ferramenta estratégica para a organização. Aliás, como está o planejamento estratégico na sua empresa? Que tal experimentar uma planilha específica para esse fim?
Fonte: Rh Portal